Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (+48 22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (+48 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Warszawa, dn.10 września 2012 r. WK.0920.48.2012 Wójt Gminy Nadarzyn ul. Mszczonowska 24 05-830 Nadarzyn Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej, podpisanego w dniu 11 lipca 2012 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j. t. Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 14.05.2012 r. do 11.07. 2012 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: W zakresie księgowości i sprawozdawczości 1. Stwierdzono: W 2011 roku Gmina zapłaciła odsetki z tytułu nieterminowo realizowanych zobowiązań w łącznej kwocie 104.181,78zł. (str. 7, 8 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 2 2 Stwierdzono: Urząd Gminy nie sporządził sprawozdań jednostkowych Rb – 50 o dotacjach i o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań z zakresu administracji rządowej zleconych jednostkom samorządu terytorialnego za 4 kwartały 2011 r. oraz sprawozdania jednostkowego z Urzędu Gminy Rb – 27 ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 4 kwartały 2011 r. (str. 12, 51 protokołu kontroli). Wnioskuję: Wypełniać obowiązki w zakresie sporządzania sprawozdań jednostkowych mając na uwadze przepisy § 4 pkt 3 i § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego 3. Stwierdzono: W przypadku podatnika o nr konta 10052 organ podatkowy nie dokonał zaliczenia części wpłaconej raty wynoszącej 22.298,00 zł za m-c listopad na poczet wcześniejszej zaległości w wysokości 3.239,00 zł (str. 19-20 protokołu kontroli). Wnioskuję: Stosować przepis art. 62 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym, jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności. 4. Stwierdzono: W podatku od nieruchomości, podatku rolnym oraz w podatku leśnym przypisy poszczególnych rat podatku, dokonywane były przed dniem wydania decyzji podatkowych (str. 20-21, 23, 25 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. 5. Stwierdzono: W zakresie opodatkowywania podatkiem od nieruchomości zajętych na prowadzenie nowo podjętej działalności gospodarczej: - w przypadku podatnika o nr konta 138274 podatek od nieruchomości został ustalony od pierwszego dnia miesiąca, w którym nastąpiło rozpoczęcie działalności, - decyzją wymiarową nr 3120.3120.98854.2.2011 z dnia 22.09.2011 r. doręczoną w dniu 28.09.2011 r. opodatkowano nieruchomość przeznaczoną pod działalność gospodarczą za cały rok podatkowy 2011, pomimo iż podatnik rozpoczął działalność gospodarczą w dniu 08.08.2011 r. (str. 21 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.), zgodnie z którym, jeżeli w trakcie roku podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło to zdarzenie.6. Stwierdzono: W przypadku podatników o nr kont: 148419, 148824 oraz w przypadku podatników wpłacających podatek w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, organ podatkowy prowadził jedno konto szczegółowe do kont analitycznych w dwóch różnych podatkach (str. 25-26 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), zgodnie z którym dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku. 7. Stwierdzono: Nie przestrzegano terminu wypłaty wynagrodzenia inkasentowi z tytułu pobrania opłaty targowej za miesiące: listopad i grudzień 2011 r. określonego w umowie zlecenie nr 45/2010 z dnia 01.02.2010 r. (str. 30 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać postanowień zawieranych umów, mając na uwadze art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego. 8. Stwierdzono: Wystąpiły nieterminowe wpłaty opłaty za zajęcie pasa drogowego, ustalone w decyzjach nr 173/2011 z dnia 28.07.2011 r. i 146/2011 z dnia 07.07.2011 r., od których nie wyegzekwowano odsetek ustawowych (str. 32 protokołu kontroli). Wnioskuję: Stosować art. 40d ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 ze zm.), zgodnie z którym w przypadku nieterminowego uiszczenia opłaty określonej w art. 40 ust. 3 niniejszej ustawy, pobiera się odsetki ustawowe. 9. Stwierdzono: Przekroczenie planu wydatków na dzień 15.06.2011 r. w dz. 921 rozdz. 92195 § 4300 o kwotę 3.702,96 zł (str. 37 protokołu kontroli). Wnioskuję: Stosować art. 254 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym, w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada dokonywania wydatków, w granicach kwot określonych w planie finansowym z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 10. Stwierdzono: Nieterminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne: za miesiąc kwiecień w dniu 6.05.2011 r. – kwota 128.862,50 zł; za miesiąc sierpień w dniu 7.09.2011 r. – kwota 94.244,79 zł; za miesiąc październik w dniu 8.11.2011 r. – kwota 86.523,80 zł; za miesiąc listopad w dniu 8.12.2011 r. – kwota 79.095,89 zł (str. 40 protokołu kontroli). 4 Wnioskuję: Składki ubezpieczeniowe odprowadzać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.), tj. do 5 dnia następnego miesiąca za dany miesiąc. 11. Stwierdzono: Nie ujęto w ewidencji księgowej pozostałych środków trwałych zakupionego roweru (str. 41 protokołu kontroli). Wnioskuję: Prowadzić księgi rachunkowe w sposób rzetelny, tj. odzwierciedlający stan rzeczywisty zgodnie art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 12. Stwierdzono: Brak w wykazie osób upoważnionych, stanowiącym załącznik do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wzoru podpisu osoby, która zatwierdziła dowód księgowy pod względem merytorycznym (str. 44 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać, aby dowody księgowe były zatwierdzane przez osoby do tego upoważnione. W razie konieczności dokonać aktualizacji obowiązującej w Urzędzie Gminy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz wykazu osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych, tak aby zapisy w nim zawarte odzwierciedlały stan faktyczny. 13. Stwierdzono: Na fakturach dokumentujących zakup pozostałych środków trwałych brak wskazania do ujęcia wyposażenia w ewidencji księgowej konta 013 ”Pozostałe środki trwałe” oraz 072 ”Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych” (str. 41 protokołu kontroli). Wnioskuję: Na dowodach księgowych dokonywać adnotacji o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 14. Stwierdzono: Umowy o zamówienie publiczne : - na zadanie pn.: „Dostawa sprzętu komputerowego i urządzeń pozostałych dla Urzędu Gminy Nadarzyn” o nr 272.157/2011 z dnia 11.05.2011 r., - na zadanie pn.: „Wykonanie boisk sportowych w ramach budowy kompleksu – Moje boisko – Orlik 2012 w Młochowie” o nr 272.346/2011 z dnia 07.09.2011 r., nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy oraz nie były parafowane przez kierownika odpowiedniego referatu (str. 46-47 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać § 10 ust. 3 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, wprowadzonego zarządzeniem nr 49/2010 Wójta Gminy Nadarzyn z dnia 5 sierpnia 2010 r. w sprawie zmiany Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych, zgodnie z którym umowy o zamówienie publiczne powinny być parafowane przez skarbnika gminy, radcę prawnego oraz kierownika odpowiedniego referatu. 5 Do czynności prawnych powodujących powstawanie zobowiązań pieniężnych stosować kontrasygnatę, zgodnie z art. 46 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). 15. Stwierdzono: W zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej: błędnie wyliczono roczny limit zwrotu podatku akcyzowego, do wyliczeń przyjmowano grunty, które nie stanowiły użytków rolnych, nie wskazano części limitu pozostałej do wykorzystania (str. 53 protokołu kontroli). Wnioskuję: Kwoty limitu do zwrotu podatku akcyzowego wyliczać zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2006 r. Nr 52, poz. 379 ze zm.), Do wyliczeń przyjmować grunty, które stanowią użytki rolne w myśl § 68 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454). W decyzji w sprawie zwrotu podatku akcyzowego podawać część limitu pozostałą do wykorzystania mając na uwadze art. 5 ust. 3 ww. ustawy. 16. Stwierdzono: W zakresie wypłaty gotówki z kasy: na rozchodowych dowodach kasowych dotyczących wypłat brak wskazania daty otrzymania gotówki przez odbierającego; nie wpisano numeru, daty oraz określenia wystawcy dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki, w przypadkach kiedy odbierający nie byli pracownikami Urzędu; rachunek został podpisany przez inną osobę niż wskazana w umowie zleceniu, gotówkę odebrała osoba podpisująca rachunek, nie załączono upoważnienia do podpisania rachunku do umowy zlecenia. Wypłaty gotówki dokonano bez upoważnienia osobie innej niż ta, której dotyczyła należność (str. 54, 55 protokołu kontroli). Wnioskuję: Gospodarkę kasową prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 47/2007 Wójta Gminy Nadarzyn z dnia 3 lipca 2007 r. 17. Stwierdzono: Przekazywanie transz dotacji przyznanej dla Gminnego Ludowego Klubu Sportowego Nadarzyn po terminie określonym w umowie nr 16/2011 z dnia 03.01.2011 r. (str. 62-63 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać postanowień zawieranych umów o przyznanie dotacji. 18. Stwierdzono: Nie przestrzegano terminów odprowadzania na rachunek budżetu państwa kwot dochodów pobranych z tytułu opłaty za udostępnianie danych osobowych oraz z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego. Od nieterminowo odprowadzanych kwot nie naliczano i nie przekazywano odsetek. (str. 64-65 protokołu kontroli). 6 Wnioskuję: Przestrzegać przepisów art. 255 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W zakresie gospodarowania mieniem 19. Stwierdzono: Dokonując sprzedaży w trybie przetargu nieruchomości, tj. działek gruntu o nr: 568/7, 568/6, 567/2, 568/3 o pow. 8028m2 oraz wartości 4.076.982,26 zł, nie dokonywano przeliczenia ceny wywoławczej na walutę euro (str. 70 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać § 6 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.). 20. Stwierdzono: Umowy dzierżawy nieruchomości gruntowych oraz najmu lokali zostały zawarte na nieoznaczony, a kolejne następujące po sobie umowy były zawierane na okres 3 lat pomimo braku stosownej uchwały Rady Gminy (str. 71 protokołu kontroli). Wnioskuję: Umowy, których przedmiotem jest wydzierżawianie lub wynajmowanie nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony oraz gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość zawierać tylko za zgodą organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, wyrażoną w formie uchwały. Przestrzegać art. 18 ust. 2 pkt 9 ppkt a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). 21. Stwierdzono: Brak możliwości sprawdzenia zgodności zapisów stanu majątku ujętego w ewidencji księgowej analitycznej, prowadzonej do konta syntetycznego 013 „Pozostałe środki trwałe” (str. 75 protokołu kontroli). Wnioskuję: Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z wymogami art. 24 ust. 1 i ust. 4 pkt 4 ustawy 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). 22. Stwierdzono: Stan wartości niematerialnych i prawnych (konto 020) wynikający z ewidencji syntetycznej jest niezgodny z ewidencją analityczną (str. 76 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać przepisu art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. W zakresie rozliczeń finansowych jednostek podległych z jednostką samorządu terytorialnego 23. Stwierdzono: Informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków oraz wysokości dotacji zostały przekazane kierownikom podległych jednostek budżetowych, tj. Szkoły Podstawowej w Ruścu i Przedszkola Publicznego w Młochowie po upływie terminu 21dni, od dnia podjęcia 7 uchwały budżetowej. W przypadku Gminnego Ogniska Dziecięco – Młodzieżowego „Tęcza” w Nadarzynie oraz Gminnego Ośrodka Sportu w Nadarzynie, nie przekazano informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków (str. 77 protokołu kontroli). Wnioskuję: Przestrzegać przepisu art. 249 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy(Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy), - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) – Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak Otrzymują: 1.adresat 2.Rada Gminy Nadarzyn 3.a/a
